Comment être un manager innovant ?
Toutes les entreprises veulent être innovantes et souhaitent être reconnues comme telles. Aujourd’hui, l’innovation se porte comme un badge, synonyme d’un avantage comparatif sans égal. Il est acté que l’innovation donne naissance à des produits et à des services novateurs, uniques et inspirants générant des résultats de ventes exceptionnels. L’innovation est donc créatrice de bénéfices durables.
Comment l’innovation se matérialise-t-elle ? Qu’en est-il de l’innovation managériale ? Comment faire preuve d’innovation en manageant ses équipes de travail ? Si cette question est souvent posée, elle ne trouve que peu d’écho. Selon « Market Guide for Innovation Management » publié en 2016, la production participative et les programmes d’innovation managériale sont les deux modalités les plus efficientes en termes de contribution au succès d’une entreprise… mais elles sont les moins utilisées : 54 % des collaborateurs et managers proposent des nouvelles idées managériales et seulement 11 % de ces nouvelles idées sont prises en compte. Des managers innovants peuvent permettre l’essor de nouveaux produits, de nouveaux services, transformer les opérations internes, améliorer le service client et même aider à redéfinir le cœur d’un business model…
Mais alors, comment être un manager innovant ?
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Le cœur du manager innovant: confiance, écoute, bienveillance
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Les bras du manager innovant: l’esprit d’équipe
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La tête du manager innovant: la créativité
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Les jambes du manager innovant: l’agilité et la réactivité
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La boîte à outils pour être innovant
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Résumé : ce qu’il faut retenir
Le cœur du manager innovant : confiance, écoute, bienveillance
Fini le temps de l’individualisme, de l’intransigeance et des tensions ! Pour qu’une équipe soit productive et son manager innovant, pas de mystère : la bienveillance est une valeur sûre. En 2012, Google s’est lancé le défi de répondre à la question « Qu’est-ce qui fait qu’une équipe est efficace ? ». Après plusieurs mois de recherches et d’études sur une centaine d’équipes de travail, les chercheurs en sont venus à une conclusion toute simple. Nul besoin d’intérêts communs, d’amitiés profondes ou d’une organisation menée à la baguette… La « sécurité psychologique » traduite par la confiance, le droit à l’erreur et l’absence de crainte d’être jugé, est ressortie dans les équipes les plus efficaces. Ainsi, les collaborateurs travaillant sous les bannières de la gentillesse et de la sympathie, de la confiance et du respect sont plus à même de prendre des initiatives, parler de leurs erreurs pour les corriger et donc développent naturellement un engagement renforcé ! La collaboration y est plus fluide et l’esprit d’équipe se trouve inscrit dans l’ADN même de la tribu.
En tant que manager innovant, comment favoriser ce climat de bienveillance ?
Dans l’environnement parfois compétitif de l’entreprise, il peut être parfois complexe d’instaurer la bienveillance comme valeur au sein de son équipe. Durant de longues années, elle a en effet plus été vue comme une marque de faiblesse que comme une force… Et elle n’est pas toujours valorisée en interne.
« Le plus important pour un manager innovant, à mes yeux, est de valoriser le travail de chacun au sein des équipes. Cela passe notamment par la méthode du feedforward, » déclare Nathalie David, Project Manager chez Very Up.
Le feedforward est une technique de management qui s’oppose au feedback. Elle consiste à féliciter le collaborateur pour son travail, pour un point habilement soulevé, pour la fine compréhension du sujet, etc. puis à réfléchir à des propositions pour améliorer le livrable. Le feedforward ne dit pas ce qui serait mieux, mais ce qui pourrait être différent !
« La valorisation passe également par des actions toutes simples. C’est rebondir sur le post d’un collaborateur sur Slack*, féliciter pour un mail particulièrement bien écrit et surtout, être solidaire du travail de ses équipes et ce en particulier s’il y a eu quelques écueils. C’est ainsi que se bâtit la confiance ! Mais la bienveillance, c’est également se rendre disponible, laisser parler, ne pas interrompre et surtout ne pas interpréter ! » affirme Nathalie David.
Les bras du manager innovant : l’esprit d’équipe
Après avoir instauré un climat de confiance, basé sur l’écoute et la bienveillance, le manager innovant doit guider son équipe vers un objectif commun. Car toutes les bonnes idées, si on ne veut pas s’éparpiller, doivent servir l’ambition du groupe. On ne parle donc pas de ce que fait l’équipe (du moins, pas tout de suite), mais pourquoi elle le fait. C’est cette quête de sens qui va développer l’esprit d’équipe des collaborateurs.
Vidéo Simon Sinek – First why and then trust
Comme l’explique Simon Sinek, il est important de s’entourer de personnes aux valeurs communes et aux savoirs-êtres similaires. Néanmoins, recruter des clones n’est pas la solution ! Développer l’esprit d’équipe, c’est également chercher des profils atypiques, complémentaires qui apportent une vision et des méthodes différentes. C’est cette émulation qui permettra aux collaborateurs de partager leurs compétences, mais également d’en découvrir de nouvelles. Le manager innovant adopte ici une posture de « coach ».
Comment, concrètement, développer le partage de connaissances et l’esprit d’équipe ?
Pour générer le sentiment d’appartenance et une vision commune, il est important de bien communiquer, dès l’arrivée d’un nouveau collaborateur, les valeurs représentées par son équipe au sein d’un parcours d’onboarding impactant. C’est lors de ses premières semaines que le nouvel arrivant découvrira les raisons d’être de l’entreprise et plus particulièrement celles de son manager et de ses collègues.
Mais ça ne s’arrête pas là ! Les valeurs et les objectifs de la tribu doivent être incarnées et rappelées pour ne jamais être oubliées. Pour cela, il est intéressant pour le manager innovant de créer des rituels avec ses équipes. Cela peut être des points hebdomadaires individuels rappelant toutes les actions faites par le collaborateur, pourquoi celles-ci ont été réalisées et quels ont été leurs objectifs. Pour aller plus loin, chez Very Up, nous organisons toutes les deux semaines des « Weekly » et tous les mois des réunions d’équipes animées par le manager ou par un collaborateur volontaire. Durant ces courtes réunions de trente minutes, tous les membres de l’équipe ont la parole pour échanger sur leurs réussites, leurs difficultés, leurs projets en cours, etc. Chacun est libre d’apporter ses solutions, ses idées et ses propositions d’améliorations. C’est un moment opérationnel où chacun peut prendre du recul, s’enrichir mutuellement sur des thématiques précises et s’auto-former. Petit conseil : en petit comité, les échanges seront d’autant plus performants puisque tout le monde pourra pleinement participer !
« Le lundi est le jour de la semaine que je réserve aux points individuels avec tous les membres de mon équipe, » explique Fabien Marchand, Directeur des Opérations chez Very Up. « Chaque réunion est planifiée pour 45 minutes. Mais sur ces 45 minutes, le côté opérationnel prend généralement une demi-heure. Le reste du temps est un temps informel où nous parlons de notre vie personnelle, nous apprenons à mieux nous connaître… Cependant, il ne faut pas être trop présent ! Le bon manager innovant sait doser ces moments et les placer, que cela soit pendant une réunion ou en after work. »
L’objectif étant de pouvoir placer des moments entre le manager et les collaborateurs dans chacune de ces quatre cases. Le tout de façon équilibré bien sûr !
Pour communiquer plus facilement sur ses compétences et apprendre des autres, nous avons recours à des blue mails ou des blue meetings qui visent, soit avec un texte court soit avec une réunion de quinze minutes, à ressembler des membres autour d’une personne qui souhaite partager une compétence. Celle-ci peut être liée à l’utilisation d’un nouveau logiciel, d’une organisation pratique ou même d’une nouvelle technique utile découverte sur PowerPoint !
La tête du manager innovant : la créativité
Une fois la confiance instaurée et l’esprit d’équipe incarné par le manager innovant encore faut-il avoir des idées ! En tant que concept, la créativité est considérée comme étant la principale source d’innovation. La pensée créative consiste à utiliser les connaissances et les talents existants pour développer de nouvelles idées, en étant prêt à voir les choses sous un angle différent de l’accoutumée. Elle permet donc une meilleure compréhension d’un sujet. Innovation et inventions sont les résultats découlant d’un processus créatif. Alors, si la créativité est la source de l’innovation, pour être un manager innovant, il suffit de faire réfléchir ses équipes de manière créative, pas vrai ? Plus facile à dire qu’à faire… En effet, la plupart des professionnels ne s’identifient pas comme étant « créatifs » et ne pensent pas posséder la capacité de penser de manière créative.
Un test de la NASA, censé repérer les individus les plus créatifs pour les intégrer à des équipes en difficulté, a démontré que seulement 2 % de leurs collaborateurs se considéraient créatifs et faisaient preuve de créativité. Un chiffre étonnant lorsque l’on sait que 98 % des enfants de cinq ans se montrent créatifs au quotidien ! Néanmoins, George Land défend l’idée que nous sommes tous créatifs… Il faut simplement s’exercer !
Comment exercer la créativité de ses collaborateurs ?
La créativité au sein d’une équipe se manifeste plus facilement lorsque la confiance et le droit à l’erreur règnent. Ça tombe bien, la bienveillance était notre premier commandement ! Chez Very Up, lorsqu’un collaborateur se trouve à cours d’idée sur un sujet ou a besoin d’un autre angle de vue quant à un problème, nous encourageons les green meeting. Ces réunions de créativité rassemblent les personnes les plus aptes à faire face au problème de leur collègue et, durant quinze minutes, échangent pour apporter des idées de solutions.
Le manager innovant peut également organiser des brainstormings occasionnels sur des idées facilement mises en pratique appelées « quick wins ». Que cela soit à propos de nouvelles méthodes d’organisation, la mise en place de nouveaux outils de communication ou des idées pour éviter le gaspillage au sein de l’entreprise, les sujets sont nombreux ! Malgré leur simplicité apparente, elles ont un impact non négligeable sur l’organisation : chez Accor, par exemple, l’observation d’un employé sur le conditionnement de l’éclairage en fonction de la présence de collaborateurs dans les pièces a permis une économie de 1 000 000 d’euros dès la première année ! L’innovation participative peut être mise en place grâce à des boîtes à idées, des challenges de l’innovation sur plusieurs jours, des workshops collaboratifs de deux heures… Bref, les méthodes sont nombreuses ! Une fois les idées récoltées, tout se joue dans leur mise en place. Car ce n’est pas tout d’avoir des idées… il faut maintenant les intégrer à l’organisation. Les idées peuvent être sélectionnées selon leur degré de simplicité ou d’originalité avant d’être rapidement matérialisées pour éviter l’effet « retombée comme un soufflé » (et décrédibiliser tout ce qui a été fait jusqu’ici !). Il est important de remercier tous les participants, communiquer sur les idées retenues et de faire un bilan de celles-ci après un certain temps d’expérimentation. Ainsi, les collaborateurs seront valorisés et auront envie de participer aux prochains « rendez-vous créativité » et verront concrètement l’impact qu’une simple idée peut générer !
« Plus loin que le management collaboratif où la prise de décision est entre les mains du manager, il peut également être intéressant de développer le management participatif ! Les équipes sont sollicitées dans la prise de décision et surtout ce sont elles qui décideront à la toute fin ! Cela motive l’engagement et stimule les idées, » affirme Nathalie David.
Les jambes du manager innovant : l’agilité et la réactivité
Selon une étude Arctus publiée en 2015, la hiérarchie pyramidale est la plus répandue en France. En effet, environ 50 % des entreprises sont managées selon la structure fonctionnelle (théorisée au début du XXème siècle par Henri Fayol). Or, si ce modèle a su faire ses preuves, il est aujourd’hui peu adapté à des marchés complexes, en évolution permanentes et de plus en plus imprévisibles. Pour être un manager innovant, l’agilité est aujourd’hui primordiale et de celle-ci va découler la facilité à déléguer et donc à être plus réactif. Cela passe par l’auto-organisation et la capacité à prendre des décisions jugées les plus adaptées face à un changement se profilant et ce, sans avoir besoin d’une validation venant d’un supérieur. Le manager innovant, tel un chef d’orchestre, va plus jouer le rôle de facilitateur et permettre une collaboration fluide qu’il va guider et conseiller. Les équipes sont autonomes et s’adaptent quotidiennement à leurs objectifs.
Quelles sont les méthodes pour développer un management agile ?
« Pour être un manager innovant et agile, il est important de comprendre et de s’adapter au profil de chacun. Nous devons partager nos modes de fonctionnement et ce dès que la relation démarre, » conseille Nathalie David. « Cela peut passer par un plan de route où l’on indique ce qui peut nous stresser, comment nous réagissons lorsque nous sommes sous pression et comment le manager peut se comporter avec nous dans de telles situations… Le mieux avec cette technique, c’est qu’elle fonctionne dans les deux sens ! Le manager en apprend plus sur le collaborateur et vice versa. Après cette phase, la confiance pourra s’instaurer plus rapidement, car nous savons mutuellement comment l’autre réagit selon les environnements, avec quels outils il préfère travailler, etc. »
Le manager innovant doit savoir se remettre en question et s’inspirer de son entourage pour progresser, que cela soit en interne (auprès de ses supers collègues managers) ou en externe auprès de personnes qui l’inspirent, de ses proches…
Pour des réunions plus agiles et plus dynamiques, le manager innovant doit fixer un cadre et des objectifs, mais laisser l’équipe animer sa réunion. C’est notamment le cas lors des réunions en format SCRUM. Bien sûr, il s’agit de doser le pouvoir décisionnel du groupe en fonction du sujet !
« Il est intéressant de laisser ses équipes prendre des risques mesurés, de les laisser faire… car c’est aussi en se trompant qu’on apprend ! Qu’on décèle les points délicats d’un process, les écueils les plus courant… Cela n’est possible qu’en instaurant un climat de « droit à l’erreur ». Et quel meilleur exemple que le manager innovant ? C’est en communiquant sur ses propres erreurs et surtout en demandant à son équipe de l’aider pour trouver des solutions et en laissant les collaborateurs décider des mesures à prendre que l’on renforce leur agilité, » déclare Fabien Marchand.
La boîte à outil pour être innovant
- Pour communiquer
Ce n’est un secret pour personne, la communication est la clé pour un travail d’équipe réussi. Mais c’est peut-être cette évidence qui, paradoxalement, fait qu’elle n’obtient pas toujours l’attention qu’elle mérite… Lors de la création d’une nouvelle équipe composée de membres de pôles différents, travaillant possiblement dans des lieux géographiquement éloignés, il est important de déterminer et de mettre en place une infrastructure de communication capable de répondre aux besoins de chacun. Un flux de communication transparent est essentiel pour partager l’information et tenir tous les membres de l’équipe informés des projets en cours, des problèmes internes… Cela permet de créer un environnement de travail propice aux bonnes relations entre les collaborateurs. Bien sûr, les courriels et les appels restent les solutions les plus courantes, mais ils ne sont pas forcément les meilleurs choix pour la communication interne de projet qui sont souvent traduits par une charge d’informations conséquente circulant rapidement.
L’intégration d’outils de discussion comme Slack ou Flock est un excellent moyen de réduire le nombre de mails et d’accélérer la communication. La création de plusieurs « channels » permet au manager innovant de répartir les collaborateurs en fonction des sujets et simplifie les échanges.
Pour parfaire sa valise d’outils de communication interne, il peut également être intéressant d’utiliser des moyens de communication vidéo, idéaux pour des réunions et des briefs. Chez Very Up, nous utilisons Zoom et Adobe Connect. Ces deux logiciels permettent de créer des salles de réunions virtuelles accessibles par un lien que l’organisateur distribue aux participants. Grâce à Lync (Office), il est possible, dans la même mesure, de participer à une conférence uniquement avec son téléphone, en appelant un numéro spécifique.
- Pour s’organiser
Pour une gestion de projet réussie et efficace, il est nécessaire d’avoir une vue d’ensemble sur les activités réalisées, celles en cours, celles à venir et par qui celles-ci doivent être réalisées. Si les membres de l’équipe conservent leur emploi du temps et leurs réalisations pour eux, il peut être compliqué de s’organiser.
Pour éviter les malentendus, les mauvaises répartitions des charges de travail et les doublons, il existe une multitude d’outils si vous n’avez pas de CRM adapté à votre entreprise. Trello, Todoist ou Google Task permettent de planifier intuitivement des listes flexibles, accessibles à tous les membres de l’équipe inscrits sur le board du projet !
- Pour ranger ses dossiers
Sans un processus de classement de fichiers précis, les collaborateurs peuvent consacrer plus de temps à chercher les dernières présentations, les feuilles de calcul et les autres fichiers liés à un projet qu’à contribuer à ce même projet. Un stockage centralisé de tous les documents utiles pour l’entreprise est indispensable dans chaque organisation. Pour le stockage et le classement des dossiers, de nombreuses entreprises utilisent des serveurs locaux auxquels on ne peut souvent accéder qu’en interne. Toutefois, les membres des équipes peuvent se trouver dans des sociétés ou des pays différents, travailler à distance, etc. Afin d’être productifs où qu’ils soient, il peut être très utile de penser à une solution de Cloud, telle que Dropbox, destinée à l’ensemble de la société ou uniquement à un projet spécifique. Tous les membres de l’équipe bénéficient d’un accès et au partage de fichiers.
« Lorsqu’une tâche devient récurrente au sein d’une équipe, il est impératif de trouver un moyen de la réaliser plus efficacement à chaque fois. Il est donc important de capitaliser ce qui a déjà été fait pour ne jamais devoir refaire deux fois la même chose. Cela passe pour une bonne structuration des ressources qui doivent être facilement trouvables ! » explique Fabien Marchand. « Une petite technique que j’applique pour ranger mes mails, par exemple : la méthode GTD pour « Getting Things Done ». Je n’ai qu’un seul dossier « Fait ». Une fois mes mails traités, je les glisse automatiquement dans cet unique dossier. Je ne me pose pas quinze questions pour savoir où il serait le mieux rangé. L’objectif ? Le 0 inbox ! »
Quel que soit l’endroit où sont stockés les fichiers, il est crucial de définir et de communiquer certaines règles de classement, telles que la création de documents templates réutilisables ou d’une nomenclature spéciale pour nommer les fichiers.
Résumé : ce qu’il faut retenir
- Mettre en place le feedforward pour valoriser ses équipes
- Créer un parcours d’onboarding impactant pour communiquer rapidement les valeurs de l’équipe (et plus largement de l’organisation)
- Instaurer des rituels d’équipes pour faciliter la communication et aider les collaborateurs à prendre du recul
- Partager les savoirs et favoriser la montée en compétences grâce à des blue mails et des blue meetings
- Créer des solutions innovantes ensemble grâce à des green meetings
- Organiser des temps autour de l’innovation participative : workshops collaboratifs, concours d’innovation…
- S’adapter à chacun en apprenant à les connaître dès le départ avec une fiche de route
- S’inspirer de son entourage (collègues, proches, inspirateurs…) pour s’améliorer tous les jours
- Jouer le rôle de facilitateur en cadrant les réunions, mais en laissant ses équipes les animer lorsque le sujet est propice
- Se constituer une bibliothèque d’outils adaptés
*Slack : outil de communication en ligne
