Onboarding : 6 clés pour bien accueillir vos futurs talents
20% ! Telle est la proportion de collaborateurs démissionnant au cours des 45 premiers jours, selon une récente étude de la Harvard Business Review. Soit autant de malentendus, qui nous rappellent que dans toute relation, chaque parti se doit de répondre aux attentes de l’autre, de se hisser à la hauteur des enjeux communs. Un parcours d’intégration constitue donc un cadre idéal pour nourrir le participant et enrichir l’organisation, dans l’optique de construire un équilibre gagnant-gagnant dès le départ. Les enjeux principaux d’un parcours d’onboarding ? Concrétiser sur le terrain les promesses tenues par les deux partis au cours du recrutement, donner envie au collaborateur de s’investir et orchestrer sa rapide montée en compétences sur le poste, en créant notamment les conditions de son autonomie. Pour une entreprise, mettre en place un parcours d’intégration efficient, c’est donc injecter beaucoup d’énergie à court terme pour un retour sur investissement à moyen terme.
A la lueur des projets menés auprès de nos clients et de notre expérience en interne, nous avons listé #6 clés pour mettre en place un parcours d’onboarding aussi efficient qu’impactant dans votre organisation. Ready ?
“Un parcours d’intégration consiste le cadre idéal pour nourrir le participant et enrichir l’organisation.”
Clé #1 : Embarquer vos nouveaux talents dans un parcours d’onboarding structuré.
Qui dit parcours d’onboarding dit… parcours ! Pour nous, ancrer l’intégration dans la durée constitue l’une des conditions fondamentales de sa réussite. Car si l’accueil du premier jour est important, il ne fait pas tout. S’approprier une masse d’informations parfois complexes, s’adapter à un nouvel environnement de travail, de nouveaux collègues… Tout cela demande du temps. Pour faciliter cet exercice et accélérer l’acquisition des connaissances, nous préconisons de structurer ce temps en plusieurs étapes qui jalonneront la trajectoire d’intégration. A chacune d’entre elles, le nouvel arrivant découvrira des process, des collaborateurs, des outils, etc., jusqu’à qu’il se sente parfaitement à l’aise et dispose de toutes les clés pour prendre son poste en main.
Il s’agit ensuite de rendre lisible ce parcours pour l’apprenant et de lui en faciliter l’accès. En bénéficiant d’une vision d’ensemble de toutes les étapes à parcourir, le collaborateur peut clairement suivre et analyser sa progression. Si l’intégration est parfois source de stress, ce cadre contribue à le rassurer. Il donne aussi au manager une visibilité pour mieux accompagner son équipe. Chez Very Up, nous développons des mini-sites dédiés (SPOC) à travers lesquels le collaborateur retrouve l’ensemble des étapes et ressources nécessaires à son intégration.
Et puis, l’intégration, ça se passe aussi avant l’arrivée du collaborateur ! Par exemple, entre la signature et le premier jour, il y a souvent un délai, dû à un préavis. Un temps dont l’employeur peut profiter pour valoriser le futur poste, donner envie au collaborateur et lui faire sentir qu’il est attendu. Légalement, il s’agit d’une action de communication, et non de formation, sur les codes de l’entreprise, le jargon, le jour de l’arrivée… pour préparer et mettre en confiance !
Clé #2 : Mettre toutes les chances de votre côté en impliquant le management.
En tant que premier facilitateur de l’entreprise, le manager est un acteur clé du parcours d’onboarding. Son implication est essentielle ; ses missions doivent être clairement définies, préparées et communiquées, par exemple à travers un kit d’accompagnement composé de multiples clés, bonnes pratiques et outils pour lui permettre de gérer facilement cette période d’intégration dans son équipe. L’idéal est d’impliquer des managers dans la phase de design de votre parcours. Si votre parcours d’onboarding est déjà créé et en place, ne détruisez pas tout mais demandez leur avis : qu’apprécient-ils dans le parcours actuel ? Qu’amélioreraient-ils avec une baguette magique ? Comment l’entreprise peut-elle les aider lors de cette phase ?
De manière générale, le manager opérationnel doit être identifié très rapidement par son nouveau collaborateur.
Enfin, en cas de rush ou d’absence du manager, il faut bien penser à identifier, puis responsabiliser en amont une personne de l’équipe dans l’accompagnement du nouvel arrivant pour faciliter son intégration.
Clé #3 : Provoquer des moments de rencontre
L’intégration est aussi et surtout un moment de rencontres. L’un des exercices les plus difficiles lorsque l’on intègre une nouvelle structure est d’identifier les différents interlocuteurs, qui fait quoi, etc. Des études récentes montrent que 40 % des collaborateurs se sentent seuls et que ce sentiment est amplifié chez les nouveaux arrivants, ce qui augmente les risques qu’ils quittent leur poste pendant la période d’essai. Nos préconisations sont donc d’initier et de structurer ces rencontres lors de moments conviviaux pour les optimiser afin d’en tirer le plus d’enseignements possible. Chez Veyr Up, la première journée est dédiée pour 50 % à des contacts hors de la salle de formation pour échanger sur des sujets clés.
Ces temps de rencontre servent également à créer du lien avec l’externe : identifier les principaux clients, l’historique des relations et des projets, les prestataires et leurs expertises et les partenaires.
Clé #4 : Laisser vos nouveaux arrivants observer et gagner en confiance
Même si un nouvel arrivant possède un niveau de compétences élevé, chaque entreprise utilise des codes qui lui sont propres et que l’on intègre avec l’expérience. Permettre au nouvel arrivant de les découvrir en lui proposant des temps d’observation et d’analyse, c’est lui permettre d’être en confiance plus rapidement. Grâce à ces temps de « shadowing » (observation), l’entreprise peut aussi récupérer de nombreux retours passionnants sur ses pratiques internes ! Attention, il faut bien veiller en amont à ce que « l’observateur » apprécie cette pratique d’apprentissage et que « l’observé » soit volontaire.
Clé #5 : Faire de ce moment un bon moment à la fois étonnant et consistant
Un tel parcours s’inscrit dans la durée. Alors comment réussir à embarquer et mobiliser les collaborateurs pendant toute la durée du parcours ? Nous l’avons tous vécu, la formation est encore plus efficace et engageante lorsque les participants y prennent du plaisir. Pour nous, ce principe s’applique aussi au parcours d’onboarding ! Pour mobiliser, il faut créer de la surprise, chercher à étonner et à mettre du fun dans chacune des étapes du parcours. Bien entendu, le fun doit toujours servir des objectifs pédagogiques. Pour cela, nous incluons des défis pour gamifier, des vidéos pour inspirer et embarquer ou encore des présentiels ludiques et participatifs. Pour pousser le curseur un cran plus loin, nous travaillons aussi avec des modalités différenciantes et innovantes comme le serious game ou l’escape game !
Clé #6 : Chaque collaborateur est unique et mérite un accueil personnalisé
Chaque nouveau collaborateur arrive dans une entreprise avec sa personnalité, son expérience, ses compétences et son expertise. Les prendre en considération dès la phase d’intégration, c’est personnaliser son expérience et valoriser son parcours. Il faut donc adapter le parcours d’onboarding en fonction de ce que le nouvel arrivant sait déjà et ce sur quoi il doit passer plus de temps. En digital learning, vous pouvez utiliser des technologies comme Teach Up qui fonctionne en « adaptive learning » pour permettre aux collaborateurs de gagner du temps. Vous pouvez aussi privilégier les défis terrain et l’AFEST pour rendre l’expérience d’apprentissage unique. Enfin, rien ne sert de courir ! Laissez le nouvel arrivant prendre ses marques et avancer à son rythme.
A l’issue de ces quelques semaines d’onboarding, le moment est venu d’y mettre un point final, de faire le bilan et de la partager avec son manager ou son équipe pour ainsi clôturer officiellement le parcours d’intégration. Voici donc 6 clés qui nous semblent fondamentales pour rendre le parcours d’intégration de vos entreprise efficient. Ces clés vous ont inspirés et vous souhaitez en discuter ? Nous sommes à votre écoute par mail : contact@veryup.com ou sur www.veryup.com.
Retrouvez le replay du webinar de Very Up sur l’onboarding en cliquant ici.
