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10 conseils pour bien manager un stagiaire ou un alternant

14 min de lecture

Voici 10 conseils pour bien manager un stagiaire ou un alternant !

« Est-ce la bonne adresse ? », « suis-je bien habillé ? », « je suis un peu perdu là… », « est-ce que je vais vraiment réussir à faire tout ça ? », « je ne vais pas pouvoir rendre ce travail dans les temps… »

En regardant derrière nous, ces pensées nous ont tous un jour traversé l’esprit. Que cela soit en stage ou en alternance, il nous est probablement arrivé de douter, de nous tromper… mais également de découvrir de nouvelles compétences et de mener à bien un projet professionnel pour la première fois ! Selon l’ONISEP, on sait qu’en 2006, la France comptait 800 000 stagiaires. Aujourd’hui, ils sont plus du double. Les périodes de stage et d’alternance sont très formatrices et permettent de faire à son rythme ses premiers pas dans le monde du travail.

Alors, comment éviter les « stages photocopieuse » ?

manager un stagiaire

1. Bien manager un stagiaire en définissant les missions et la durée du stage

La plupart du temps, lorsque les stages et les alternances dérapent, l’origine du problème est la mauvaise organisation. Et cela même avant la publication de l’annonce de recrutement ! Trop de stagiaires et d’alternants arrivent dans une entreprise sans missions détaillées, avec pour seul indicateur le fameux « on verra bien ce qu’il y a à faire… ».

La première étape pour un stage réussi est la création d’une fiche de poste détaillée, aux objectifs ambitieux, mais atteignables pour le stagiaire et pour le référent. Car rien ne sert de prévoir une montagne de projets au futur recruté si, en tant que manager, nous nous révélons incapable de dégager du temps pour l’accompagner. Manager un stagiaire, ce n’est pas simplement lister une liste de projets en attente sur lesquels un coup de main serait le bienvenu !

Lorsque l’on envisage de recruter un stagiaire ou un alternant, il est nécessaire d’avoir une vision claire de son rôle au sein de l’équipe et plus largement de la structure. Pour cela, organisez un échange entre les membres de vos équipes et demandez à vos collaborateurs et aux managers à qui bénéficierait un stagiaire ? Quel poste occuperait-il ? Pendant combien de temps ? Quelle serait la nature de son travail ? Le stage est-il susceptible de se muer en CDI ou en CDD ? Trouver une réponse claire à ces questions peut vous aider avant de lancer ce recrutement. Ainsi, vous obtiendrez des informations précises, vous permettant de canaliser toutes ces ressources et de préparer le terrain pour une expérience de stage formatrice et valorisante. Cela vous permettra également d’avoir un support clair pour évaluer sa performance à la fin de son alternance ou de son stage.

 

2. Prêter une attention particulière à son intégration

Une fois votre fiche de poste publiée et votre futur stagiaire recruté, il se passe souvent un certain temps entre la validation de la candidature et le premier jour au sein de l’entreprise. C’est durant ce moment de flottement que commence l’onboarding. A quelques jours du début de sa période en entreprise, envoyez un e-mail à votre stagiaire ou à votre alternant. En plus de démontrer votre enthousiasme quant à son arrivée prochaine, ce premier contact peut aussi couvrir des questions plus opérationnelles :

  • L’heure d’arrivée le matin ;
  • Les documents à avoir avec soi ;
  • Le code vestimentaire de l’entreprise ;
  • Un aperçu de la première journée (horaires, repas, etc.)

Vous êtes déjà passé par là et vous savez comme il peut être intimidant de démarrer son premier stage sans contexte (et avec la crainte d’avoir été oublié…). Avec cet e-mail, vous pourrez rassurer l’alternant, l’aider à se sentir à l’aise et lui donner toutes les cartes pour que sa première journée se déroule au mieux !

Car oui, lors de la première journée, on entre dans le vif du sujet ! C’est ici que vous poserez le cadre pour l’intégration en confiant au nouvel arrivant son plan de route détaillant les grandes étapes de sa période d’onboarding, ses objectifs, mais également les valeurs de l’organisation, le rôle de chaque membre de l’équipe, etc. Sachez vous montrer disponible, à l’écoute et patient. Il est également important de lui prévoir un planning d’intégration en amont afin qu’il puisse rencontrer tous ses futurs interlocuteurs en interne dès son arrivée et ainsi mieux appréhender son environnement.

Petit plus : préparez son bureau. Evitez à tout prix la phrase « Zut, on a complètement oublié de te préparer ton badge, ton bureau, ton ordinateur… ». En plus d’être inconfortable pour l’alternant, cette situation vous fait perdre des moments précieux. Assurez-vous que son ordinateur fonctionne, qu’une boite mail est bien en place, qu’il a accès au chat interne… Vous pouvez également préparer une carte de bienvenue signée par toute l’équipe ou offrir des goodies de l’entreprise (mug, stylo, bloc-notes…), ça fait toujours plaisir !

Réussir le premier jour, ce n’est pas tout ! Pour bien manager un stagiaire, la période d’intégration se poursuit sur plusieurs jours, voire plusieurs semaines et comporte des étapes indispensables à la réussite d’un stage.

3. Apprendre à connaître le nouvel arrivant

Votre nouveau stagiaire arrive avec une personnalité, des habitudes de travail, des préférences d’organisation… Le nouveau collaborateur doit pouvoir s’adapter à vos habitudes de travail, mais également vous aux siennes !

Pour cela, la première étape est d’accueillir l’alternant sans a priori. Il est facile de s’égarer dans un jugement face à un style vestimentaire, une façon de parler… Jouons un peu :

manager un stagiaire

Selon vous, quel âge a-t-il ? Que fait-il dans la vie ? Quelle est sa passion ?

Nous avons posé cette question à nos équipes en leur montrant la photo ci-dessus. Pour ceux qui ne le reconnaissaient pas, nous avons presque tous répondu la même chose : « il s’agit un jeune développeur dans une start-up, sûrement fan de musique ! » Sauf qu’ici, la start-up s’appelle Snapchat et le jeune développeur est en réalité Bobby Murphy, son CTO et le deuxième plus jeune milliardaire selon Forbes.

Il est donc très important de se dégager du temps pour apprendre à connaître le nouvel arrivant. Cela peut se faire au travers de déjeuners ou de point d’échange. Chez Very Up, dès les premiers jours, le manager prend un moment avec son collaborateur pour remplir avec lui une fiche comportant différentes questions : dans quelles missions te sens-tu le plus à l’aise ? Comment agir avec toi lorsque tu es stressé ? Comment t’organises-tu d’habitude ? Etc.

4. Être disponible : manager un stagiaire en le rendant proactif

Ce conseil est apparu en filigrane à travers les autres points évoqués précédemment, mais il mérite une partie dédiée. En tant que nouvel arrivé dans le monde du travail, l’étudiant vient avec un bagage professionnel presque vide. Il ne sait pas quelles sont les us, les conventions et les habitudes de votre entreprise. Naturellement, il viendra avec des questions. Cela montre qu’il est attentif, intéressé et curieux d’en savoir plus. Si vous n’avez pas la réponse à ses interrogations, indiquez-lui à qui il peut demander au sein de la structure. Cela l’encouragera à être autonome. Chez Very Up, nous tenons un dossier recensant tous les collaborateurs. Il contient le nom, l’e-mail, le numéro de téléphone, le poste ainsi que les spécialités de chacun, sur quoi ils peuvent être contactés et ce sur quoi ils aiment travailler. Chercher une information devient donc un jeu d’enfant !

Anticiper et permettre les erreurs doit devenir la norme pour manager un stagiaire. En effet, c’est en faisant des erreurs qu’on apprend ! Mais cela ne veut pas dire que vous devrez le laisser foncer dans le mur sans protection. Guidez-le et réajuster avec lui son comportement pour lui permettre d’évoluer et de prendre de bonnes habitudes professionnelles.

5. Manager un stagiaire en le mettant en confiance en valorisant

Les stages peuvent être stressants. Surtout s’il s’agit du tout premier ! Pour éviter que votre nouveau stagiaire ou alternant se retrouve dépassé par plusieurs projets à mener de front dès le départ, commencez doucement. L’objectif ici est de valoriser son travail en lui confiant des tâches graduellement plus complexes et à plus forte responsabilité. Les premières missions sont appelées « quick wins ». Elles nécessitent peu de temps, ne sont pas d’une importance capitale pour l’organisation et autorisent donc l’erreur et l’apprentissage !

Bien sûr, on ne parle pas ici des missions « photocopieuse » ou « café »… Sa participation aux projets doit être motivante, valorisante et le faire monter en compétences ! Invitez votre nouveau collaborateur à écrire ses impressions, ses questions, ses réussites et ses problématiques à chaque nouvelle étape. Ainsi, vous pourrez débriefer efficacement chaque point et lui donner les clés pour réussir. N’hésitez pas à féliciter et à encourager votre alternant !

Bien sûr, une fois ces courtes tâches réalisées, vous pourrez partager avec le stagiaire l’impact de ses actions. De voir les résultats positifs de son travail ne pourra que l’encourager à se montrer proactif.

 

6. Accompagner durant toute la durée du stage / de l’alternance

Manager un stagiaire ce n’est pas uniquement planifier son accueil, lui fournir une liste d’objectifs et vérifier, après ses six mois passés dans l’entreprise, que ceux-ci ont bien été atteints. Pour un stagiaire, il n’y a rien de pire que d’être laissé de côté, voire oublié à son triste sort, sans pouvoir bénéficier de retours sur son travail et d’avancer au petit bonheur la chance…

Au début de la période du stage, il est important de prévoir un temps chaque jour avec votre stagiaire et d’organiser un point hebdo plus formel une fois par semaine pour le tenir au courant des projets à venir et veiller à ce qu’il ait une orientation claire sur les projets en cours. Cela peut sembler être une contrainte supplémentaire sur votre temps, mais il est important d’aider votre stagiaire à se sentir comme une partie intégrante de l’équipe et à rester sur la bonne voie pour atteindre ses objectifs. Durant ces temps, vous pourrez pratiquer le feedforward, une technique à l’opposé du feedback qui consiste à proposer de nouvelles idées pour avancer et à faire des suggestions constructives.

Mais manager un stagiaire ou un alternant, c’est également lui donner des conseils et des bonnes habitudes pour sa future vie professionnelle. Et pour cela, pas de mystère… Vous serez son référent, alors autant montrer le bon exemple ! Efforcez-vous d’être une personne sur laquelle votre stagiaire peut compter et apprendre. Prenez le temps de répondre à ses questions et de lui apprendre les choses que vous auriez souhaité que quelqu’un vous apprenne lorsque vous étiez en stage. Pensez également aux aspects de votre entreprise et de votre travail que vous pourriez prendre pour acquis : vocabulaire utilisé, présentation client, mise à jour du site web, etc. S’assurer que votre stagiaire vive une expérience de stage formatrice pour leur carrière est important pour lui. Mais cela l’est également pour vous ! Travailler avec des stagiaires vous offre l’opportunité de développer des compétences en gestion et d’en savoir plus sur le responsable que vous souhaitez devenir.

En tant que manager, il ne faut pas oublier de se remettre en question par moment. Pour cela, n’hésitez pas à demander à votre stagiaire ou à votre alternant un feedback sur votre manière de manager, sur vos méthodes de travail… Il a sûrement de bonnes idées à vous apporter !

Enfin, ne pas oublier que manager un stagiaire signifie également être le relai privilégié entre le service RH de votre organisation et l’école ou l’université de l’étudiant. C’est généralement par vous que transiteront les conventions de stage, les documents administratifs et le rapport de stage. Ce dernier demandera sûrement votre relecture et vos propositions d’amélioration (méthode du feedforward !). Cette dernière étape est souvent fastidieuse, mais montre l’importance que vous accordez à l’alternant et à sa réussite. Ce compte rendu est également l’occasion de découvrir l’opinion finale de l’étudiant sur l’organisation, ses points forts et ses points faibles.

manager un stagiaire

7. Responsabiliser avec un projet « fil rouge »

Les minutes passent et vous avez beau actualiser votre Outlook toutes les trente secondes, rien. Il y a de ces stages dont on se souvient parce qu’on s’y est terriblement ennuyé. Et ce n’est pas ce que vous voulez proposer à votre alternant ou votre stagiaire. Or, il se peut que durant des jours de rush, vous n’ayez pas beaucoup de temps à consacrer à votre nouvel arrivant. Ça tombe mal, il avait justement besoin de vous !

Pour éviter qu’il ne tourne en rond durant ces périodes creuses, proposez-lui, et cela dès le début du stage, une « mission de fond » qu’il pourra réaliser en toute autonomie et ce à chaque fois qu’il aura un peu de temps libre.

« Ma première mission de long terme chez Vinci était de créer et de mettre en page le livret du nouvel arrivant, » déclare Océane Cachat. « J’y ai été alternante durant un an. C’était assez malin de me donner un tel projet puisqu’indirectement, tout en travaillant, j’en ai appris plus sur le fonctionnement de l’entreprise ! Je créais le livret nouvel arrivant en tant que nouvelle arrivante, je savais donc très bien ce dont les futurs collaborateurs auraient besoin. Bien sûr, bien que mon manager ait toujours été très présent dans mon accompagnement, il y a quelques jours où le voir était plus compliqué. Je ne m’ennuyais pas grâce à cette tâche annexe. Ce travail a apporté une vraie valeur ajoutée à l’entreprise et les résultats ont prouvé que je ne travaillais pas pour rien. De voir les nouveaux arrivants se servir de mon livret et de les voir s’intégrer plus facilement à l’organisation a été une vraie fierté ! »

 

8. Garder l’objectif pédagogique en vue et prioriser les tâches

L’arrivée d’un nouveau stagiaire peut parfois être vu par certains comme l’opportunité en or pour se décharger de certaines tâches rébarbatives ou lui confier certains projets en dehors de ce qui avait été déterminé en amont. Pour pouvoir vous organiser et garder en vue les objectifs pédagogiques du stage, demandez à votre alternant de vous envoyer toutes les demandes annexes qu’il reçoit. En fonction de la nature du travail, vous pourrez les lui assigner si elles correspondent à sa fiche de poste ou les refuser si elles sont hors-sujet. En jouant les gardes fous, vous lui évitez des situations inconfortables où il serait susceptible de mener de front plusieurs projets sans toutefois avoir l’expérience nécessaire pour s’organiser convenablement.

9. Impliquer son équipe pour manager un stagiaire

« Ah ? Le nouveau stagiaire ? Jérôme ne nous a pas prévenus… » Si vous êtes le seul à être au courant de l’arrivée du nouveau stagiaire, rien ne sert d’avoir tout préparé. Votre équipe doit être impliquée dans son arrivée pour parvenir à l’intégrer plus facilement.

Envoyez un mail à vos collaborateurs pour les informer de la date d’arrivée de l’alternant ainsi que des informations sur son parcours, son CV, les raisons de sa venue et sur le projet sur lequel il travaillera. Mais si notre premier conseil a été respecté et que l’équipe a participé à la création du poste du stagiaire, cet e-mail ne devrait être qu’une piqûre de rappel ! Le jour de son arrivée, en lui faisant visiter les locaux, faites également le tour des bureaux pour le présenter à tous ses futurs collaborateurs !

Envisagez également de prévenir l’entreprise dans son ensemble. De nombreuses organisations ont mis en place des systèmes de mentorat pour accompagner les stagiaires et les alternants. Il peut être intéressant d’associer un stagiaire à un jeune diplômé récemment recruté dans l’entreprise. Après tout, ils étaient eux-mêmes stagiaires il y a peu ! Ainsi, ils peuvent leur donner des clés concrètes pour s’intégrer rapidement et leur offrir une vision de ce qu’il peut advenir de « l’après stage ». De plus, un système de parrainage avec un jeune collaborateur peut être plus simple à appréhender par l’étudiant. En effet, communiquer avec quelqu’un partageant avec lui son âge, des références communes et sans l’étiquette de la hiérarchie peut être plus simple et moins intimidant. Bien sûr, le mentorat doit être basé sur le volontariat pour éviter les frustrations et l’effet « infantilisation » que certains pourraient ressentir.

Pour nous sentir valorisés et utiles, rien de mieux que d’appartenir à une communauté ! Ces groupes d’échanges sont généralement appelés communautés apprenantes au sein des organisations. Pour créer un sentiment d’appartenance et pleinement intégrer votre stagiaire ou votre alternant à votre équipe sur le long terme, commencez par l’inviter dans une communauté interne. Celle-ci peut se matérialiser par une chaîne Slack où s’échangent des conseils pour bien maîtriser un logiciel ou par un groupe de personnes se réunissant tous les mercredis midi pour échanger sur l’environnement.

10. Apprendre à conclure et à garder de bonnes relations après le stage

Une fois la période de stage arrivée à son terme, invitez votre stagiaire à vous faire un feedforward sur vos méthodes de travail, sur ce qui lui a plu, déplu… Cela vous permettra de faire encore mieux la prochaine fois. Si vous deviez recruter à nouveau pour manager un stagiaire, demandez-lui ses conseils, nous sommes sûrs qu’il en a à revendre ! Il peut vous aider à rédiger l’offre de stage, à la diffuser sur le réseau de son école voire vous accompagner pour les entretiens et participer au choix du candidat.

Enfin, n’oubliez pas que votre stagiaire va devenir un membre de votre réseau : client, fournisseur, partenaire… Les possibilités sont nombreuses ! Gardez le contact en vous connectant sur les réseaux sociaux (LinkedIn notamment), mais n’hésitez pas à organiser des rencontres moins formelles. De nombreuses entreprises organisent des afterworks avec leurs anciens stagiaires, invitent leurs ex-alternants à assister à des démonstrations de nouveaux produits… Et qui sait ? Peut-être que vous serez amenés à collaborer à nouveau ensemble dans un futur proche !

Voici un récapitulatif de nos dix conseils pour bien manager un stagiaire ou un alternant :

  1. Bien manager un stagiaire en définissant les missions et la durée du stage
  2. Prêter une attention particulière à son intégration
  3. Apprendre à connaître le nouvel arrivant
  4. Être disponible : manager un stagiaire en le rendant proactif
  5. Manager un stagiaire en le mettant en confiance en valorisant
  6. Accompagner durant toute la durée du stage / de l’alternance en faisant des points individuels réguliers
  7. Responsabiliser avec un projet « fil rouge »
  8. Garder l’objectif pédagogique en vue et prioriser les tâches
  9. Impliquer son équipe pour manager un stagiaire
  10. Apprendre à conclure et garder de bonnes relations après le stage

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